会社の事務所の引っ越しと一般家庭の引っ越しでは、作業内容も引っ越しの考え方も全てが異なるため、どこの引っ越し業者でも事務所の移転を請け負っているわけではありません。
事務所の移転はどうしても費用が高額になってしまうため、引っ越しだけに限らず内装や電気工事などトータルで比較することが必須です。オフィスの移転に特化した引っ越し業者では、すべてを一括して任せられるため見積もり額の比較も簡単です。
事務所移転にかかる費用あれこれ
事務所移転にかかる費用は、事務所の面積や在籍者の人数を基準に算出されることが多いです。だいたい社員一人あたりの面積は2～3坪程度、移転費用は2～3万円前後で算出されることが多いのですが、立地や内装や什器備品などの予算により単純には当てはまらない場合も当然あります。以下で詳しく見ていきましょう。
引っ越し作業料金
引っ越しのためにかかる費用は、運ぶ荷物の量、荷物を運んで移動する距離、作業に必要な人数分の人件費、必要な資材費などで決まります。
リースのコピー複合機などがある場合は、引っ越し業者が勝手に動かすのではなくリース元の店舗やメーカーに問い合わせる必要があります。もし、移動したことに寄る不具合が見つかれば、その責任の所在をめぐってトラブルが生じるかもしれません。
全体的に重量のある大きな金庫や会議用テーブル、キャビネットやスチールパーテーションのパネル、精密機器などが多く、家具の解体や組み立てがあればかなり高額になることが考えられます。
オフィスの移転はだいたいにおいて、元の場所からさほど遠くないところに構えることが多いので、移動距離は同一市区町村内の15km未満という想定で計算してみます。社員数が多いほど一人あたりの単価が低くなることもありますが、標準的な相場は10人のオフィスで30万円前後、30人程度のオフィスなら70万円前後でしょう。
以上はあくまでも標準的な引っ越し費用で、クレーン車両など特殊な作業が不要な場合です。さまざまな条件が加味されればその分料金は高くなります。
原状回復工事料金
引っ越しをするときは、パーテーションなどを撤去して、床や壁に張り巡らされたコード類や傷つけた床などを張り替えたり塗装したりしてすべて直し、入居する前の空っぽな状態にきれいに戻して返さなければなりません。
各テナントで不公平の無いように同じグレードにまで修繕して回復するために、貸主側で工事会社を指定されている場合があります。まずは賃貸契約書に指定業者があるかどうかを確かめてみましょう。
指定業者が特に決められていない場合は安くできる可能性があります。複数の業者から見積もりを取ることで相場が分かり、値下げ交渉がしやすくなります。坪単価の原状回復にかかる修繕費用は、30,000円～40,000円とも50,000円前後とも言われます。一般的には広くなればなるほど坪単価が安くなると見て良いです。
10人の30坪程度のオフィスなら150万円前後、30人の90坪程度のオフィスなら360万円前後でしょう。
内装工事料金
ここがもっとも大きく費用が異なる部分です。電話やパソコンなどのネットワーク工事、電気工事、単独水道工事などのほか、オフィスレイアウトのデザイン、パーテーション設置、床材の変更などどこまでお金をかけるかによるため、一概に坪単価や社員数などで割り出される性質のものではありません。
ちなみにパーテーション工事でアルミパネル10mを設置する場合は40万円前後、スチールパネルなら60万円前後です。
OAフロア工事は10人のオフィスでは90万円前後、30人のオフィスでは200万円前後になるでしょう。電話や電気、LANの配線工事の相場は、10人のオフィスでは80万円前後、30人のオフィスでは150万円前後です。
什器購入費
書庫や棚や机、応接セットや給湯室の備品、パソコンやFAXや印刷機など新しく購入する場合の費用がかかります。ビルの空調以外にエアコンやヒーターを設置したり、社員ロッカーや冷蔵庫など設置も同様です。
その他
その他に看板設置工事、オフィスデザイン設計料、オフィス移転挨拶状、会社パンフレットや名刺や封筒の作成費用などがかかるほか、オフィスの移転登記、オフィスの家具を一時保管するための貸倉庫費用や不要品の解体処分費用などがかかります。
オフィス移転の総合計額は
残念ながら業種や規模、立地やビルの建築年数などによっても大きな開きがあるためあまり参考にはなりませんが、オフィスデザインを手がける会社が示す概算の参考費用を紹介すると、
- 社員10人のオフィスの場合、550万円程度
- 社員30人のオフィスの場合、1,600万円程度
になります。しかし、什器備品を新調せずなるべく工夫して節約すればこれよりも安く移転をすることはできます。
事務所移転に関する注意点
事務所を丸ごと移転するのは関係各方面ときっちり打ち合わせて業務に支障のないように進めなければなりません。準備期間も綿密な計画が必要です。通常の業務から離れて移転のためのプロジェクトチームを立ち上げることもあります。
何が大変なのかと言えば、引っ越し業者、修繕工事業者、オフィスデザイン会社、内装工事業者、電気工事業者、印刷会社など実に各方面の専門家との打ち合わせが多岐にわたることです。内容をよく理解して把握し、関係先の他の業者にもれなく間違いなく伝えるなどの橋渡し的業務も生じます。
複数の業者に依頼するのは対応が難しい
社内に専門の引っ越しチームを作ることが難しい場合、引っ越しにまつわる様々なことを別々の業者に依頼すると、社内の連携だけでなく業者間のリレーションも調整しなければなりません。膨大で煩雑な作業の中で、当然ミスも出てくるでしょう。そこであちこちに頼まず引っ越しに関わる業者を一元化できればその労力は減らせますし、ミスもなくなります。
事務所移転をトータルで任せれば安心
昨今は移転マニュアルがあってテナントの空き物件探しから何から何まで任せられるなど、オフィス移転に特化した業者があります。大手の引っ越し業者でも、移転先のビル情報の収集からオフィスレイアウトの設計、引っ越しの工程計画、LAN配線や電気工事、メンテナンスなど、オフィス移転に係るすべての事柄をワンストップで行うところがあります。
窓口も一本化されるため、あちこちの業者の橋渡しをする必要もなく、担当者の負担もかなり軽減され、連絡ミスやトラブルからも解放されます。
長年の経験と実績が信頼の証
大規模や小規模、さまざまなオフィス移転の経験のある業者なら、任せて安心と言えます。
過去の実績などがホームページで紹介されているところもあるため、参考に見ておいても良いでしょう。
ただし、その実績だけで一社に絞ることはせずに、必ず複数の業者から見積もりを取ってください。大きい金額ですので、100万円以上の開きが出ることも珍しいことではありません。
まとめ
事業拡大のための社員増員や事業縮小の経費削減などオフィスの移転の理由はさまざまです。移転費用は上で紹介したとおり、かなりの高額費用がかかるものです。下手をすると会社の経営を圧迫する要因にもなりかねません。
だからといって単に安いだけの業者に任せるのではなく、長い目で見て社員が働きやすい職場環境を作り上げてくれる信頼のおける業者に任せたいものですね。
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